ZARZĄDZENIE NR 63/21
WÓJTA GMINY ORCHOWO

z dnia 01 września 2021 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kasowej w Urzędzie Gminy Orchowo

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217, poz. 2123) zarządzam, co następuje:
§ 1. Zatwierdzam i wprowadzam do stosowania Instrukcję kasową dla Urzędu Gminy Orchowo, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2. Traci moc Zarządzenie nr 
§ 3. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z ww. Instrukcją oraz przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. 
§ 4 Traci moc Zarządzenie Nr  49/11 Wójta Gminy Orchowo  z dnia 29 czerwca 2011 r.
§ 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia .

Wójt Gminy Orchowo
/-/ Jacek Misztal

INSTRUKCJA KASOWA

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Instrukcja ustala zasady funkcjonowania kasy w jednostce.
Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r.
O rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217, poz. 2123)

POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

§ 1. Zabezpieczenia mienia
1.	Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2.	Kasa jednostki znajduje się na parterze budynku w Orchowie przy ul. Kościuszki 4. Pokój  Nr 3 Pomieszczenie kasowe wraz z  wyposażeniem jest ubezpieczone od następstw kradzieży. Dostęp  do pomieszczenia kasowego   jest kontrolowany, ograniczony, poprzez wewnętrzne , przezroczyste szyby  i  znajduje się  od wnętrza pokoju Nr 3 , 
3.	Na pulpicie przed okienkiem kasowym znajduje się czytnik kart z pinpadem, którym można dokonywać płatności bezgotówkowych, a sam terminal płatniczy znajduje się w pomieszczeniu kasowym.
§ 2. Kasjer
1.	Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię, niekarana za przestępstwo gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu i dokumentom, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2.	Przyjęcie – przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności Skarbnika Gminy lub Zastępcy Skarbnika Gminy. Odpowiedzialność materialna kasjera jest pełna, oczywista i jednoznaczna. Kasjer przyjmuje na siebie odpowiedzialność materialną za gotówkę w kasie w momencie protokolarnego przejęcia kasy. 
3.	Skarbnik Gminy zapoznaje kasjera z zasadami gospodarki kasowej w jednostce, zawartymi w niniejszej instrukcji. Fakt ten kasjer potwierdza wpisując:
- adnotację o treści : „Oświadczam, że zostałem (łam) zapoznany(a) z niniejszą instrukcją, oraz  zobowiązuję się do jej stosowania. -datę oraz składając własnoręczny podpis.
4. Kasjer  wraz z objęciem stanowiska  i przyjęciem obowiązków powinien  otrzymać od przełożonych następujące dokumenty:
-  zakres obowiązków i odpowiedzialności na obejmowanym stanowisku,
- Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej,
- Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
- Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
- wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów kasowych,
- wzory bankowe podpisów osób upoważnionych do podpisywania przelewów, czeków, list plac, delegacji służbowych i innych dowodów stanowiących podstawę operacji kasowych.. 

§ 3. Ochrona środków pieniężnych
1.	Kasje  jest odpowiedzialny za właściwe przechowywanie  i zabezpieczenie gotówki i  druków ścisłego zarachowania 

§ 4. Transport i przenoszenie środków pieniężnych

1.	Transport gotówki z banku  do jednostki i odwrotnie odbywa się  przy współudziale  osób towarzyszących w liczbie zależnej od wysokości przenoszonych kwot.
2.	Kasjer zobowiązany jest do zachowania  w tajemnicy  wszelkich informacji o terminach i wysokości przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

§ 5. Gospodarka kasowa

1.	Jednostka może posiadać w kasie:
- niezbędny zapas gotówki na wydatki bieżące ( tzw. Pogotowie kasowe),
- gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków, 
- gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy jednostki.  
2. Wysokość pogotowia kasowego ustalana jest przez Wójta Gminy, Pogotowie kasowe ustala się do wysokości 3000,00 zł.
3. Gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy kasjer obowiązany jest na koniec każdego dnia  odprowadzić na rachunek bieżący.  
4. Terminal jest podłączony do pięciu rachunków : wydatków, dochodów, funduszu świadczeń socjalnych, gospodarki odpadami i depozytów. 

§ 6. Dowody kasowe

1.	Wszelkie obroty gotówkowe i bezgotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi źródłowymi lub wtórnymi. Dowody źródłowe to dowody otrzymywane z zewnątrz, potwierdzające dokonanie operacji kasowej, np. faktury, rachunki. Dowody wtórne to dowody wystawione przez kasjera. W jednostce dowodami potwierdzającymi wpływy i wypłaty gotówki są dowody KP i KW. Wpłaty pożyczek do kasy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przyjmowane są na Kwitariusz Przychodowy.
2.	 Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez upoważnione do zlecenia wpłaty i wypłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. 
3.	Błędy w dowodach kasowych mogą być poprawiane w taki sam sposób, w jaki poprawia się błędy w innym dowodach księgowych. Można poprawić tylko dowody kasowe własne. Dokonuje się tego poprzez czytelne skreślenie błędnego zapisu, wpisanie właściwych danych. Obok tak dokonanej korekty powinna być umieszczona data oraz podpis osoby dokonującej korekty (kasjera).
4.	Do obsługi kasy służy System Obsługi Kasy KASA+ (Producent : Systemy Komputerowe RADIX Sp. z o.o.) System KASA+ przeznaczony jest do obsługi okienka kasowego Urzędu. Umożliwia rejestrację wpłat gotówkowych/czekowych, w szczególności wpłat za należności zarejestrowane w systemie WIP+ jako przypisy oraz wpłat pozostałych. KASA+ umożliwia także rejestrację wypłat oraz sporządzanie i wydruk raportów kasowych. 
System KASA+ przeznaczony jest do: 
• rejestracji wpłat gotówkowych/czekowych, także należności zarejestrowanych przez inne systemy pakietu RADIX, 
• rejestracji wypłat gotówki z kasy, 
• obsługi wpłat i wypłat z wykorzystaniem kasy i drukarki, 
• przygotowania dokumentów i rejestracji wpłat z możliwością wielokrotnych zmian organizacji pracy: na jednym lub kilku stanowiskach, 
• drukowania raportów kasowych i bankowych dowodów wpłaty,
 • zamknięcia roku z automatycznym przeniesieniem dokumentów do archiwum,
 • wyodrębnienia wpłat i wypłat dla zadań (jednostek) zarejestrowanych w systemie finansowo-księgowym FKB+ lub zdefiniowanych w systemie KASA+, 
• sporządzania wyciągów operacji kasowych przypisanych jednostkom z systemu FKB+,
 • prowadzenia wieloletniego archiwum. > 
Raport kasowy wypełniany jest automatycznie przez program kasowy w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Z w/w operacji sporządzany jest raport kasowy „Różne opłaty - KASA". Raport ten zawiera następujące dane: 
• nagłówek: nazwa jednostki numer wraz z oznaczeniem raportu oraz okres za jaki został sporządzony; • część tabelaryczna : Ip. ,data, nazwa należności , przychód (zł), rozchód (zł), bilans otwarcia, obroty, obroty kartą, stan kasy poprzedni, stan kasy obecny, suma, stan który pozostaje w kasie (BO). 
• pozostałe dane: miejsce i datę sporządzania raportu, podpis sporządzającego, podpis sprawdzającego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje pracownikowi księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie.
  Przychodowe dowody kasowe generowane są przy użyciu programu komputerowego w dwóch egzemplarzach z czego : pierwszy egzemplarz otrzymuje wpłacający, drugi egzemplarz pozostaje w dokumentach księgowych. Dowody te sporządza i podpisuje kasjer i powinny one zawierać: 
• Imię i nazwisko wpłacającego
 • Adres wpłacającego 
• Kwotę wpłaty cyframi oraz słownie 
• Tytuł wpłaty 
• Data dokonania wpłaty

§ 7. Pobieranie gotówki

1.	Jedyną osobą upoważnioną do odbierania gotówki z banku do kasy jest kasjer. W przypadku zamiaru pobrania kwoty wyższej niż 10.000 zł w przeddzień zamierzonej wypłaty składa się w banku do godz. 11,00 Zamówione wypłaty gotówki. 
2.	Dyspozycja wypłaty gotówki wystawiona jest przez kasjera na polecenie Wójta, Zastępcy Wójta lub Skarbnika. Zgodnie z przyjęta kartą wzorów podpisów, na dyspozycji wypłaty gotówki musi znaleźć się określona pieczęć jednostki oraz kombinacja dwóch z czterech wzorów podpisów złożonych w banku. W przypadku, gdy dyspozycja wypłaty gotówki nie jest przedstawiona do podpisu Skarbnikowi Gminy, musi on zostać poinformowany o zamiarze wypłaty gotówki z banku, jeszcze przed jej dokonaniem.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.	Wszelkie wpływy z kasy rejestrowane są w raporcie kasowym. Uwzględniając wielkość obrotów w kasie jednostki, raporty sporządza się codziennie. 
2.	Wszelkie wypłaty  z kasy rejestrowane są w raporcie kasowym , uwzględniając wielkość obrotów w kasie jednostki, raporty sporządza się nie rzadziej niż raz w miesiącu. 
3.	Raporty z przeprowadzonych transakcji bezgotówkowych są drukowane w systemie dziennym, na koniec każdego dnia roboczego.
4.	Raporty kasowe sporządza się  w systemie RADIX KASA + odrębnie  dla;
- Urząd Gminy Orchowo – dochody
- Urząd Gminy Orchowo- wydatki,
-  Zespól Szkolno-przedszkolny- dochody
- Zespól szkolno-przedszkolny- wydatki,
-Środowiskowy Dom Samopomocy- wydatki
- Gminny Ośrodek Samopomocy w Orchowie- dochody
- Gminny Ośrodek Samopomocy w Orchowie- wydatki
5.	Inwentaryzacja w kasie przeprowadzana jest raz na rok. Inwentaryzacji dokonują osoby powołane przez Skarbnika Gminy w obecności kasjera.  Z przeprowadzonej kontroli środków pieniężnych w kasie sporządzany jest protokół stanowiący załącznik  Nr 1 do niniejszej instrukcji.
6.	W przypadku stwierdzenia nadwyżki gotówki w kasie o nieustalonej przyczynie nadwyżkę przyjmuje się na podstawie dowodu KP do kasy i odprowadza na rachunek bankowy.
7.	W przypadku stwierdzenia niedoboru musi on zostać niezwłocznie wpłacony przez pracownika prowadzącego kasę. W przypadku niedoboru noszącego cechy przestępstwa należy bezzwłocznie powiadomić powołane do tego organy. W przypadku, gdy tego typu niedobory zauważy kasjer, powiadamia bezzwłocznie Wójta Gminy, a ten odpowiednie organy. 
8.	W gospodarce kasowej w zakresie nieuregulowanym niniejszą instrukcją mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz ustalenia kierownika jednostki. 

  7. Załączniki 
   Integralną część niniejszej Instrukcji stanowią wzory protokołów: 
  •  Załącznik  Nr  1 - Protokół przekazania kasy Urzędu Gminy Orchowo
  •  Załącznik Nr 2 - Protokół z kontroli w kasie Urzędu Gminy Orchowo

Załącznik Nr 1 do Instrukcji kasowej

PROTOKÓŁ Nr ……….
przekazania kasy Urzędu Gminy ……………………………. r.

 Osoba przekazująca :                                          ……………………………………………………………………….
 Osoba przejmująca:                                            ………………………………………………………………………
 Osoba obecna przy przekazaniu :                    ……………………………………………………………………….
 1. Kasa 
Ostatni raport kasowy nr ………………………..za okres od ……………………………………….        do dnia 
……………………………………………….
Pozycja Nr…………………………………….. Stan obecny kasy                                                               zł Ogółem stan gotówki w kasie Urzędu Gminy Orchowo  na dzień ………………………………….. wynosi –
………………………………………… zł
słownie: 
Dokonano przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych. Różnic między stanem faktycznym gotówki w kasie, a raportem kasowym nie stwierdzono.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegające przekazaniu- przejęciu : 
• Kwitariusze przychodowe K 103- stan rzeczywisty od numeru ……………………………………..do numeru ………………………………………………………….
• Czeki  ……………………………………………………………………………………………………………………………………
3. Depozyty ( wymienić jakie):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Podpisy :
 Osoba przekazująca: ……………………………………………………………………………………………………………..
Osoba przejmująca:  ………………………………………………………………………………………………………………
Osoba obecna przy przekazaniu: ………………………………………………………………………………………….
Oświadczam, iż przekazywany komplet kluczy jest jedynym jaki posiadam
                                                                (data i podpis) …………………………..

Załącznik r Nr 2 do Instrukcji kasowej

PROTOKÓŁ Nr…………
z kontroli przeprowadzonej w kasie Urzędu Gminy w Orchowie
w dniu ………………………………… r.

 1. Kontrolę przeprowadził: 
(imię i nazwisko)  ………………………………………………………………………………………………………………….
(imię i nazwisko) ………………………………………………………………………………………………………………….
 (imię i nazwisko) …………………………………………………………………………………………………………………….
2. Kontrolę przeprowadzono w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej: 
(imię i nazwisko)…………………………………………………………………………………………………………………….
 (imię i nazwisko) ………………………………………………………………………………………………………………….
 3. Wartość gotówki: 
• Rzeczywisty stan gotówki w kasie…………………………………………………………………………………. zł
 • Stan gotówki wg raportu kasowego Nr ……………………..z dnia………………………………………. zł
 4. Druki ścisłego zarachowania podlegające przekazaniu- przejęciu : 
• Kwitariusze przychodowe K 103- stan rzeczywisty od numeru ………………………do numeru 
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
• Czeki  ………………………………………………………………………………………………………………………………
5. Depozyty ( wymienić jakie): 
………………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
6. Uwagi …………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
 Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej                            Podpisy osób kontrolujących
…………………………………………………………………                         ………………………………………………….
                                                                                                      …………………………………………………..
                                                                                                     ……………………………………………………..